1.2. Hinweise zur organisatorischen Durchführung

1.2.1. Ankündigung

1.2.1.1.Einladung

Wenn die Teilnehmer*innen vor dem Online-Seminar eingeladen werden, ist es sinnvoll, einen Ablaufplan mit Zeitrahmen und Inhalten beizufügen.

Zeitpunkt, Dauer und Ablauf der Konferenz
Fachlicher Inhalt
Information über die Moderator*innen und Kontaktdaten für Fragen im Vorfeld
Schulungs-Videos zur Nutzung der Konferenz-Software
Link zur technischen Test-Seite des Konferenz-Tools
Hinweis, dass der Junk-Mail-Ordner überwacht werden muss bzgl. der Einladungsmail mit Einwahldaten.
Hinweis, ob Aufnahme gemacht wird (Datenspeicherung, DSGVO)
Link für Download von Schulungsunterlagen bzw. Registrierungsmöglichkeit/Login auf entsprechende Lernplattform bzw. Cloud

Ggf. auch grundsätzliche Regeln beim Eintritt in das Online-Seminar (z.B. Mikro aus) erwähnen (siehe unten „sinnvolle Regeln“). Wird ein Warteraum genutzt, ist das den Teilnehmenden mitzuteilen, um möglichen Irritationen vorzubeugen.

Möglich sind folgende Abfragen/Hinweise an die Teilnehmenden.

1.2.1.2. vorherige Abfrage

Meeting/Webinar-Tool und Umfrage-Tool vorstellen
Name und E-Mail-Adresse abfragen
Einwilligung zur Datenspeicherung nach DSGVO
Abfrage, ob man mit der Aufnahme des Meetings einverstanden ist
Abfrage, ob man mit der Veröffentlichung der Kontaktdaten innerhalb der Konferenz einverstanden ist
Eine Selbsteinschätzung zur Kompetenz im Umgang mit dem Online-Tool
Abfrage, welche Themen für die Teilnehmenden von besonderem Interesse sind (Auflistung der Themeninhalte beifügen), ggfs. mit einer Skala-Abfrage von 1-5
Abfrage, welche Themen Teilnehmende ggf. selbst anbieten möchten – je nachdem, ob das im Online-Seminar vorgesehen ist
Abfrage zu den Erwartung der Teilnehmer*innen an das Online-Seminar
Abfrage zu den fachlichen Vorkenntnisse der Teilnehmer*innen

1.2.2. Durchführung

1.2.2.1. Sinnvolle Regeln

Beim Eintritt in ein Online-Meeting sollte die Moderation alle Teilnehmenden (TN) stummschalten; ggf. zusätzlich auch die Videoübertragung ausschalten – das empfiehlt sich vor allem dann, wenn viele der Teilnehmenden WLAN verwenden. Bei manchen Videokonferenz-Tools müssen die Teilnehmenden das Ausschalten von Mikro und Kamera selbst vornehmen. Bitte teilen Sie das den Teilnehmenden vor Beginn der Sitzung mit. Das spart erstaunlich viel Zeit!
Teilnehmer*innen sollten bei Anmeldung bzw. nach Eintritt in die Online-Konferenz Vor- und Nachnamen und ggf. auch ihre Institution/Organisation eintragen.
Bei Vorträgen/Präsentationen seitens der Moderation – alle Teilnehmer*innen stumm und ohne Videoübertragung.
Zu Beginn klären: Wann können Fragen gestellt werden (während oder nach dem Vortrag/Präsentation)?
Bei gewünschten Wortmeldungen/Fragen müssen die TN sich entweder über Chat, Handzeichen oder Fragebereich bemerkbar machen. Die Moderation kann dann der betreffenden Person das Mikro und die Kamera zuschalten bzw. freigeben.
Bei Diskussionsrunden hat nur der*die das Mikro an, der*die spricht – alle anderen sind ausgestellt (außer Moderator*in).
Bei eingeschaltetem Mikro sind Nebengeräusche zu vermeiden.

1.2.2.2. Regeln für Breakout-Session

Diese Informationen erteilen Sie den Teilnehmenden im aktuellen Meeting.

Dauer der Breakout-Session vorab bekannt geben.
Teilnehmer*innen sollten in bestimmten Abständen über den Fortschritt der Zeit informiert werden.
Teilnehmer*innen sollten jederzeit einen Überblick auf die angebotenen oder nachfolgenden Breakout-Sessions haben (möglichst schon im Ablaufplan kennzeichnen).
Erläutern, wie man "Hilfe rufen" und wie man ggf. Sessions wechseln kann bzw. ob dies ggfs. nicht gewünscht ist. Ein*e Moderator*in sollte immer für Hilferufe erreichbar sein.
Erklären, wie der Bildschirm geteilt werden kann.
Teilnehmer*innen darauf hinweisen, dass sie ggfs. Ihre Kontaktinformationen im Breakout-Room austauschen können.
Im Zweifel klären, wer die Moderation und ggf. die Protokollierung im Breakout-Room übernimmt.
Den Gruppen Leitfäden mit Fragen, Ablauf etc. geben, wenn dies für das Format sinnvoll ist.
Die Teilnehmer*innen darüber informieren, wie sie ihre Arbeit dokumentieren können und welche Möglichkeiten dafür online zur Verfügung stehen.
Damit die Teams im Breakout-Room schnell „einsatzfähig“ sind, sollte von vornherein klar sein, welches Format der Breakout-Room hat und was die Teilnehmer*innen dort erwartet.

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1.2.1. Ankündigung

1.2.1.1.Einladung

Wenn die Teilnehmer*innen vor dem Online-Seminar eingeladen werden, ist es sinnvoll, einen Ablaufplan mit Zeitrahmen und Inhalten beizufügen.

Zeitpunkt, Dauer und Ablauf der Konferenz

Fachlicher Inhalt

Information über die Moderator*innen und Kontaktdaten für Fragen im Vorfeld

Schulungs-Videos zur Nutzung der Konferenz-Software

Link zur technischen Test-Seite des Konferenz-Tools

Hinweis, dass der Junk-Mail-Ordner überwacht werden muss bzgl. der Einladungsmail mit Einwahldaten.

Hinweis, ob Aufnahme gemacht wird (Datenspeicherung, DSGVO)

Link für Download von Schulungsunterlagen bzw. Registrierungsmöglichkeit/Login auf entsprechende Lernplattform bzw. Cloud

Möglich sind folgende Abfragen/Hinweise an die Teilnehmenden.

1.2.1.2. vorherige Abfrage

Meeting/Webinar-Tool und Umfrage-Tool vorstellen

Name und E-Mail-Adresse abfragen

Einwilligung zur Datenspeicherung nach DSGVO

Abfrage, ob man mit der Aufnahme des Meetings einverstanden ist

Abfrage, ob man mit der Veröffentlichung der Kontaktdaten innerhalb der Konferenz einverstanden ist

Eine Selbsteinschätzung zur Kompetenz im Umgang mit dem Online-Tool

Abfrage, welche Themen für die Teilnehmenden von besonderem Interesse sind (Auflistung der Themeninhalte beifügen), ggfs. mit einer Skala-Abfrage von 1-5

Abfrage, welche Themen Teilnehmende ggf. selbst anbieten möchten – je nachdem, ob das im Online-Seminar vorgesehen ist

Abfrage zu den Erwartung der Teilnehmer*innen an das Online-Seminar

Abfrage zu den fachlichen Vorkenntnisse der Teilnehmer*innen

1.2.2. Durchführung

1.2.2.1. Sinnvolle Regeln

Beim Eintritt in ein Online-Meeting sollte die Moderation alle Teilnehmenden (TN) stummschalten; ggf. zusätzlich auch die Videoübertragung ausschalten – das empfiehlt sich vor allem dann, wenn viele der Teilnehmenden WLAN verwenden. Bei manchen Videokonferenz-Tools müssen die Teilnehmenden das Ausschalten von Mikro und Kamera selbst vornehmen. Bitte teilen Sie das den Teilnehmenden vor Beginn der Sitzung mit. Das spart erstaunlich viel Zeit!

Teilnehmer*innen sollten bei Anmeldung bzw. nach Eintritt in die Online-Konferenz Vor- und Nachnamen und ggf. auch ihre Institution/Organisation eintragen.

Bei Vorträgen/Präsentationen seitens der Moderation – alle Teilnehmer*innen stumm und ohne Videoübertragung.

Zu Beginn klären: Wann können Fragen gestellt werden (während oder nach dem Vortrag/Präsentation)?

Bei gewünschten Wortmeldungen/Fragen müssen die TN sich entweder über Chat, Handzeichen oder Fragebereich bemerkbar machen. Die Moderation kann dann der betreffenden Person das Mikro und die Kamera zuschalten bzw. freigeben.

Bei Diskussionsrunden hat nur der*die das Mikro an, der*die spricht – alle anderen sind ausgestellt (außer Moderator*in).

Bei eingeschaltetem Mikro sind Nebengeräusche zu vermeiden.

1.2.2.2. Regeln für Breakout-Session

Diese Informationen erteilen Sie den Teilnehmenden im aktuellen Meeting.

Dauer der Breakout-Session vorab bekannt geben.

Teilnehmer*innen sollten in bestimmten Abständen über den Fortschritt der Zeit informiert werden.

Teilnehmer*innen sollten jederzeit einen Überblick auf die angebotenen oder nachfolgenden Breakout-Sessions haben (möglichst schon im Ablaufplan kennzeichnen).

Erläutern, wie man "Hilfe rufen" und wie man ggf. Sessions wechseln kann bzw. ob dies ggfs. nicht gewünscht ist. Ein*e Moderator*in sollte immer für Hilferufe erreichbar sein.

Erklären, wie der Bildschirm geteilt werden kann.

Teilnehmer*innen darauf hinweisen, dass sie ggfs. Ihre Kontaktinformationen im Breakout-Room austauschen können.

Im Zweifel klären, wer die Moderation und ggf. die Protokollierung im Breakout-Room übernimmt.

Den Gruppen Leitfäden mit Fragen, Ablauf etc. geben, wenn dies für das Format sinnvoll ist.

Die Teilnehmer*innen darüber informieren, wie sie ihre Arbeit dokumentieren können und welche Möglichkeiten dafür online zur Verfügung stehen.

Damit die Teams im Breakout-Room schnell „einsatzfähig“ sind, sollte von vornherein klar sein, welches Format der Breakout-Room hat und was die Teilnehmer*innen dort erwartet.