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# 1.2. Hinweise zur organisatorischen Durchführung

## 1.2.1. Ankündigung

### 1.2.1.1.Einladung

Wenn die Teilnehmer\*innen vor dem Online-Seminar eingeladen werden, ist es sinnvoll, einen Ablaufplan mit Zeitrahmen und Inhalten beizufügen.

* Zeitpunkt, Dauer und Ablauf der Konferenz 
* Fachlicher Inhalt 
* Information über die Moderator\*innen und Kontaktdaten für Fragen im Vorfeld 
* Schulungs-Videos zur Nutzung der Konferenz-Software 
* Link zur technischen Test-Seite des Konferenz-Tools 
* Hinweis, dass der Junk-Mail-Ordner überwacht werden muss bzgl. der Einladungsmail mit Einwahldaten. 
* Hinweis, ob Aufnahme gemacht wird (Datenspeicherung, DSGVO) 
* Link für Download von Schulungsunterlagen bzw. Registrierungsmöglichkeit/Login auf entsprechende Lernplattform bzw. Cloud

Ggf. auch grundsätzliche Regeln beim Eintritt in das Online-Seminar (z.B. Mikro aus) erwähnen (siehe unten „sinnvolle Regeln“). Wird ein Warteraum genutzt, ist das den Teilnehmenden mitzuteilen, um möglichen Irritationen vorzubeugen.

Möglich sind folgende Abfragen/Hinweise an die Teilnehmenden.

### 1.2.1.2. vorherige Abfrage

* Meeting/Webinar-Tool und Umfrage-Tool vorstellen 
* Name und E-Mail-Adresse abfragen 
* Einwilligung zur Datenspeicherung nach DSGVO 
* Abfrage, ob man mit der Aufnahme des Meetings einverstanden ist 
* Abfrage, ob man mit der Veröffentlichung der Kontaktdaten innerhalb der Konferenz einverstanden ist
* Eine Selbsteinschätzung zur Kompetenz im Umgang mit dem Online-Tool 
* Abfrage, welche Themen für die Teilnehmenden von besonderem Interesse sind (Auflistung der Themeninhalte beifügen), ggfs. mit einer Skala-Abfrage von 1-5 
* Abfrage, welche Themen Teilnehmende ggf. selbst anbieten möchten – je nachdem, ob das im Online-Seminar vorgesehen ist 
* Abfrage zu den Erwartung der Teilnehmer\*innen an das Online-Seminar 
* Abfrage zu den fachlichen Vorkenntnisse der Teilnehmer\*innen

## 1.2.2. Durchführung

### 1.2.2.1. Sinnvolle Regeln

* Beim Eintritt in ein Online-Meeting sollte die Moderation alle Teilnehmenden (TN) stummschalten; ggf. zusätzlich auch die Videoübertragung ausschalten – das empfiehlt sich vor allem dann, wenn viele der Teilnehmenden WLAN verwenden. Bei manchen Videokonferenz-Tools müssen die Teilnehmenden das Ausschalten von Mikro und Kamera selbst vornehmen. Bitte teilen Sie das den Teilnehmenden vor Beginn der Sitzung mit. Das spart erstaunlich viel Zeit!
* Teilnehmer\*innen sollten bei Anmeldung bzw. nach Eintritt in die Online-Konferenz Vor- und Nachnamen und ggf. auch ihre Institution/Organisation eintragen.
* Bei Vorträgen/Präsentationen seitens der Moderation – alle Teilnehmer\*innen stumm und ohne Videoübertragung.
* Zu Beginn klären: Wann können Fragen gestellt werden (während oder nach dem Vortrag/Präsentation)?
* Bei gewünschten Wortmeldungen/Fragen müssen die TN sich entweder über Chat, Handzeichen oder Fragebereich bemerkbar machen. Die Moderation kann dann der betreffenden Person das Mikro und die Kamera zuschalten bzw. freigeben.
* Bei Diskussionsrunden hat nur der\*die das Mikro an, der\*die spricht – alle anderen sind ausgestellt (außer Moderator\*in).
* Bei eingeschaltetem Mikro sind Nebengeräusche zu vermeiden.

### 1.2.2.2. Regeln für Breakout-Session

Diese Informationen erteilen Sie den Teilnehmenden im aktuellen Meeting.

* Dauer der Breakout-Session vorab bekannt geben.
* Teilnehmer\*innen sollten in bestimmten Abständen über den Fortschritt der Zeit informiert werden.
* Teilnehmer\*innen sollten jederzeit einen Überblick auf die angebotenen oder nachfolgenden Breakout-Sessions haben (möglichst schon im Ablaufplan kennzeichnen).
* Erläutern, wie man "Hilfe rufen" und wie man ggf. Sessions wechseln kann bzw. ob dies ggfs. nicht gewünscht ist. Ein\*e Moderator\*in sollte immer für Hilferufe erreichbar sein.
* Erklären, wie der Bildschirm geteilt werden kann.
* Teilnehmer\*innen darauf hinweisen, dass sie ggfs. Ihre Kontaktinformationen im Breakout-Room austauschen können.
* Im Zweifel klären, wer die Moderation und ggf. die Protokollierung im Breakout-Room übernimmt.
* Den Gruppen Leitfäden mit Fragen, Ablauf etc. geben, wenn dies für das Format sinnvoll ist.
* Die Teilnehmer\*innen darüber informieren, wie sie ihre Arbeit dokumentieren können und welche Möglichkeiten dafür online zur Verfügung stehen.
* Damit die Teams im Breakout-Room schnell „einsatzfähig“ sind, sollte von vornherein klar sein, welches Format der Breakout-Room hat und was die Teilnehmer\*innen dort erwartet.