1.2. Hinweise zur organisatorischen Durchführung

1.2.1. Ankündigung

1.2.1.1.Einladung

Wenn die Teilnehmer*innen vor dem Online-Seminar eingeladen werden, ist es sinnvoll, einen Ablaufplan mit Zeitrahmen und Inhalten beizufügen.

  • Zeitpunkt, Dauer und Ablauf der Konferenz

  • Fachlicher Inhalt

  • Information über die Moderator*innen und Kontaktdaten für Fragen im Vorfeld

  • Schulungs-Videos zur Nutzung der Konferenz-Software

  • Link zur technischen Test-Seite des Konferenz-Tools

  • Hinweis, dass der Junk-Mail-Ordner überwacht werden muss bzgl. der Einladungsmail mit Einwahldaten.

  • Hinweis, ob Aufnahme gemacht wird (Datenspeicherung, DSGVO)

  • Link für Download von Schulungsunterlagen bzw. Registrierungsmöglichkeit/Login auf entsprechende Lernplattform bzw. Cloud

Ggf. auch grundsätzliche Regeln beim Eintritt in das Online-Seminar (z.B. Mikro aus) erwähnen (siehe unten „sinnvolle Regeln“). Wird ein Warteraum genutzt, ist das den Teilnehmenden mitzuteilen, um möglichen Irritationen vorzubeugen.

Möglich sind folgende Abfragen/Hinweise an die Teilnehmenden.

1.2.1.2. vorherige Abfrage

  • Meeting/Webinar-Tool und Umfrage-Tool vorstellen

  • Name und E-Mail-Adresse abfragen

  • Einwilligung zur Datenspeicherung nach DSGVO

  • Abfrage, ob man mit der Aufnahme des Meetings einverstanden ist

  • Abfrage, ob man mit der Veröffentlichung der Kontaktdaten innerhalb der Konferenz einverstanden ist

  • Eine Selbsteinschätzung zur Kompetenz im Umgang mit dem Online-Tool

  • Abfrage, welche Themen für die Teilnehmenden von besonderem Interesse sind (Auflistung der Themeninhalte beifügen), ggfs. mit einer Skala-Abfrage von 1-5

  • Abfrage, welche Themen Teilnehmende ggf. selbst anbieten möchten – je nachdem, ob das im Online-Seminar vorgesehen ist

  • Abfrage zu den Erwartung der Teilnehmer*innen an das Online-Seminar

  • Abfrage zu den fachlichen Vorkenntnisse der Teilnehmer*innen

1.2.2. Durchführung

1.2.2.1. Sinnvolle Regeln

  • Beim Eintritt in ein Online-Meeting sollte die Moderation alle Teilnehmenden (TN) stummschalten; ggf. zusätzlich auch die Videoübertragung ausschalten – das empfiehlt sich vor allem dann, wenn viele der Teilnehmenden WLAN verwenden. Bei manchen Videokonferenz-Tools müssen die Teilnehmenden das Ausschalten von Mikro und Kamera selbst vornehmen. Bitte teilen Sie das den Teilnehmenden vor Beginn der Sitzung mit. Das spart erstaunlich viel Zeit!

  • Teilnehmer*innen sollten bei Anmeldung bzw. nach Eintritt in die Online-Konferenz Vor- und Nachnamen und ggf. auch ihre Institution/Organisation eintragen.

  • Bei Vorträgen/Präsentationen seitens der Moderation – alle Teilnehmer*innen stumm und ohne Videoübertragung.

  • Zu Beginn klären: Wann können Fragen gestellt werden (während oder nach dem Vortrag/Präsentation)?

  • Bei gewünschten Wortmeldungen/Fragen müssen die TN sich entweder über Chat, Handzeichen oder Fragebereich bemerkbar machen. Die Moderation kann dann der betreffenden Person das Mikro und die Kamera zuschalten bzw. freigeben.

  • Bei Diskussionsrunden hat nur der*die das Mikro an, der*die spricht – alle anderen sind ausgestellt (außer Moderator*in).

  • Bei eingeschaltetem Mikro sind Nebengeräusche zu vermeiden.

1.2.2.2. Regeln für Breakout-Session

Diese Informationen erteilen Sie den Teilnehmenden im aktuellen Meeting.

  • Dauer der Breakout-Session vorab bekannt geben.

  • Teilnehmer*innen sollten in bestimmten Abständen über den Fortschritt der Zeit informiert werden.

  • Teilnehmer*innen sollten jederzeit einen Überblick auf die angebotenen oder nachfolgenden Breakout-Sessions haben (möglichst schon im Ablaufplan kennzeichnen).

  • Erläutern, wie man "Hilfe rufen" und wie man ggf. Sessions wechseln kann bzw. ob dies ggfs. nicht gewünscht ist. Ein*e Moderator*in sollte immer für Hilferufe erreichbar sein.

  • Erklären, wie der Bildschirm geteilt werden kann.

  • Teilnehmer*innen darauf hinweisen, dass sie ggfs. Ihre Kontaktinformationen im Breakout-Room austauschen können.

  • Im Zweifel klären, wer die Moderation und ggf. die Protokollierung im Breakout-Room übernimmt.

  • Den Gruppen Leitfäden mit Fragen, Ablauf etc. geben, wenn dies für das Format sinnvoll ist.

  • Die Teilnehmer*innen darüber informieren, wie sie ihre Arbeit dokumentieren können und welche Möglichkeiten dafür online zur Verfügung stehen.

  • Damit die Teams im Breakout-Room schnell „einsatzfähig“ sind, sollte von vornherein klar sein, welches Format der Breakout-Room hat und was die Teilnehmer*innen dort erwartet.

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