Einführungsstrategie und Projektablauf für die Implementierung einer Lern-plattform

Abbildung 7 zeigt den grundsätzlichen Projektablauf von der Einführung und Implementierung bis hin zur Nutzung einer Lernplattform.

Projektphasen 1–4

Punkte 1 bis 4 (blaues Kästchen) sind im Kapitel zu den „Auswahlkriterien für eine Lernplattform“ eingehend erläutert. Ergebnis dieser Projektphase sollte ein konkreter Anforderungskatalog sein. In Unternehmen bzw. Organisationen empfiehlt es sich, die Auswahl und Implementierung einer Lernplattform einem Projektteam zu übertragen, das die Strukturen kennt und daher über den Bedarf und die Anforderungen konkret im Bilde ist.

Projektphase 5

LMS-Wahl

Das Projektziel 5 besteht darin, unter Rückgriff auf den oben erwähnten Anforderungskatalog ein LMS auszuwählen. Dazu müssen folgende Schritte durchlaufen werden:

1. Recherchieren Sie Anbieter potenziell infrage kommender Lernplattformen.

2. Fordern Sie Demo-Zugänge zu den Plattformen an, mit denen nicht nur deren Handhabung durch die Lernenden, sondern auch durch die Verwaltung und Administration nachvollzogen werden kann. Planen Sie genügend Zeit zum Testen ein!

3. Kontaktieren Sie ggf. andere Einrichtungen oder Unternehmen. Welche Erfahrungen haben sie mit dem Einsatz einer bestimmten Lernplattform und im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Anbieter gemacht?

4. Reduzieren Sie das Feld möglicher Anbieter auf 3 bis 4 Kandidaten. Bitten Sie diese, Ihnen konkrete Lösungsvorschläge, Vorgehensweisen und eine Aufstellung der Kosten zu unterbreiten.

5. Bewerten Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis der Angebote und treffen Sie Ihre Wahl.

IT-Rahmenkonzept und Implementierungsphase

Wie umfangreich Ihr IT-Rahmenkonzept wird, hängt davon ab, ob Sie eine On-Premise- oder eine SaaS-Lösung anstreben.

On-Premise (eigenes Hosting) stellt Ihre IT vor umfassendere Herausforderungen als ein Fremdhosting (SaaS). Berücksichtigen Sie daher bei der Kalkulation des Finanzierungsrahmens nicht nur die Kosten für die technische Infrastruktur sowie für die Daten- und IT-Sicherheit, sondern auch den Personalaufwand (die Mitarbeiter*innen müssen über die entsprechenden Qualifikationen verfügen) und das zur Erfüllung der Aufgaben erforderliche Zeitbudget.

Darüber hinaus sind folgende Vereinbarungen und erste Schritte umzusetzen:

• Ablauf der Implementierung mit dem Anbieter abstimmen

• Ansprechpartner*innen, Zuständigkeiten und Serviceleistungen definieren

• Anpassung des Corporate Designs

• Schnittstellen und Funktionalitäten, Datenimport aus anderen Systemen, Plug-ins installieren

• Texte für allgemeine Informationen der Organisation, automatische Antworten, Inhaltseinbindungen und Vorlagen anpassen

• Zugänge einrichten, Nutzer*innen vorbereiten (Log-in-Daten und Informationen zur Handhabung ausgeben)

• ggf. Autorentools implementieren

• Testlauf, Plattformschulung für Administrator*innen, Manager*innen, Trainer*innen, Tutor*innen etc.

• Testnutzer*innen ins LMS einführen, Beteiligte qualifizieren

Projektphasen 6–7

Die Phasen 6 und 7 gehen ineinander über. Für eine Pilotphase bieten sich klar abgegrenzte Inhalte oder ein übersichtliches Lehr-Lern-Angebot an. Wenn sich Ihre vorhandenen Lerninhalte nicht dafür eignen, können sie eventuell entsprechend angepasst oder neu konzipiert werden. Ist das zu aufwendig, können Sie auf standardisierte Kurse oder Lernformate zurückgreifen.

Wenn Ihnen ein Konzept für ein digitales Lehr-Lern-Angebot vorliegt und wenn entsprechende Lehr-Lern-Medien vorhanden sind, erstellen Sie für den Ablauf des Lernprozesses verschiedene Pfade mit gut dosierten digitalen Lehr-Lern-Einheiten und entsprechenden Test-Routinen zur Reflexion des Gelernten. Auf dieser Grundlage richten Sie den Kurs ein, indem Sie den Lernpfadstrukturen digitale Lerninhalte und -medien zuordnen.

Des Weiteren erfolgt eine Auswahl von Testnutzer*innen, Tutor*innen und Nutzer*innen mit administrativen Rollen. Diese müssen im System angelegt werden bzw. sich anmelden.

Dabei wird das Rollen-/Rechtesystem etabliert und ggf. werden auch Strukturen und/oder Kursgruppierungen definiert und verwaltet.

Integrierte Tools bzw. Schnittstellen können in dieser Phase hinsichtlich ihrer Funktionalität getestet und ggf. weiterentwickelt werden. Ebenso wird zu diesem Zeitpunkt auf Kommunikations- und Benachrichtigungsfunktionen zugegriffen, um sie einer Testroutine zu unterziehen.

Wichtig sind regelmäßige Evaluationen und Feedbackrunden mit allen Beteiligten, um zeitnah auf Missverständnisse und Schulungsbedarfe reagieren und entsprechende Korrekturen und Anpassungen vornehmen zu können.

Projektphase 8

Nach der Pilotierung kann Schritt für Schritt das Angebot für bestehende und neu hinzukommende Nutzer*innen erweitert werden. Das betrifft den Ausbau der Lehr- und Lernangebote z. B. von Fachabteilungen bzw. von Fort-, Weiter- und Ausbildungsbereichen und beinhaltet die Erstellung und Implementierung neuer Kurse und Kursbereiche.

In diesem Zusammenhang spielen Online-Beratungsbereiche und -methoden, Feedback, Kommunikations- und Evaluationsmethoden sowie Kurs- und Seminarauswertungen eine wesentliche Rolle. So sollen eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems und das selbstgesteuerte, individuelle Lernen forciert werden.

Je nach System hat es sich bewährt, Hilfefunktionen, Kurzanleitung oder kleine Tutorials zur Bedienung und Funktionalität anzubieten. Dabei sind vor allem spezifische Anpassungen und Funktionen der Lernplattform zu berücksichtigen, die im Rahmen der Bereitstellung der Plattform für das Unternehmen bzw. die Organisation etabliert wurden.

Entscheidend für die erfolgreiche Implementierung des neuen Tools sind darüber hinaus die Erstellung und der laufende Ausbau eines Planes zur Vernetzung und Kommunikation im Hause. Aber besonders für (potenzielle) externe Nutzer*innen gilt es, eine Vermarktungsstrategie zu entwickeln. Auch diese ist regelmäßig zu evaluieren, um auf neue Anforderungen zeitnah reagieren zu können.