Auswahlkriterien für den Einsatz von Lernplattformen
Grundsätzliches
Sie haben sich entschieden, eine Lernplattform einzusetzen? Um die richtige Wahl zu treffen und sich aus den verfügbaren Modellen das passende herauszusuchen, sollten Sie zunächst einige Grundsatzfragen klären.
Zunächst geht es darum, die Rahmenbedingungen abzustecken, und zwar in Anlehnung an folgenden Fragenkatalog:
Welche rechtlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen sind bei der Einführung einer Lernplattform zu berücksichtigen (Datenschutz, Betriebsvereinbarungen etc.)?
Wurde mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzverantwortlichen abgestimmt, wie detailliert und unter welchen Sicherheitsvorkehrungen das Lernverhalten der Nutzer*innen auf der Lernplattform analysiert und dokumentiert werden darf?
Wie ist die technische Infrastruktur beschaffen?
Welche personellen Kapazitäten stehen für den Prozess der Implementierung und für die nachfolgende Betreuung der Lernplattform zur Verfügung? Verfügen die Mitarbeiter*innen über die erforderlichen Qualifikationen?
Wie hoch ist das verfügbare Budget?
Für die weitere Konkretisierung der Analyse könnten folgende Fragen relevant sein:
WOZU soll WAS für WEN, WIE und WANN über eine Lernplattform umgesetzt werden?
1. WOZU – Welche Ziele werden mit der Lernplattform verfolgt?
Wozu dient die Lernplattform (z. B. nur als Wissensspeicher oder Ablage – dann genügt eventuell auch ein Wiki oder eine Cloud)?
Ist für Ihre Anforderungen tatsächlich eine (neue) Lernplattform erforderlich oder sind die bestehenden Ressourcen dafür ausreichend?
Welchen Vorteil können sich die Nutzer*innen und die Kursverwalter*innen von der neuen Plattform erhoffen?
Warum genügen die bestehenden Möglichkeiten und Systeme nicht mehr den aktuellen Erfordernissen?
2. WAS – Was soll auf der Plattform zu finden sein?
Welche Kurse, Seminare, Inhalte und Trainings sollen über eine Plattform angeboten werden?
Was ist aus dem aktuellen Seminarangebot zu übernehmen und was soll zukünftig im Angebot enthalten sein? (Der Plan soll zumindest die kommenden fünf Jahre berücksichtigen.)
Welche Formate (Präsenzlehre, Blended Learning, Selbststudium, Online-Lehr-Lern-Angebote etc.) werden über die Plattform verwaltet?
Welche digitalen Lehr- und Lernmedien bzw. Formate und Materialien (Dokumente, webbasierte Trainings, Podcasts, Lernvideos, interaktive Szenarien etc.) soll die Plattform unterstützen?
Welche Verwaltungsstrukturen (Abteilungen, Filialen, Kurs- oder Themenbereiche etc.) müssen auf der Plattform eingerichtet werden?
Sollen auf der Plattform auch frei verfügbare Lerninhalte bereitgestellt werden können?
Soll das System individualisierte Lernbedarfe ermitteln und entsprechende Lernstrategien vorschlagen?
3. WER – Für wen wird die Plattform eingerichtet?
Wer soll Zugriff auf die Lernplattform haben (interne und/oder externe Nutzer*innen)?
Wie viele Nutzer*innen (minimale und maximale Anzahl) werden erwartet?
Welche Zielgruppenniveaus sind zu berücksichtigen bzw. zu erwarten?
Welche Rollen müssen für die Nutzer*innen definiert werden (Lerner, Gast, Lehrender, Manager, Administrator etc.)? Welche Aufgaben und Funktionen sind damit verknüpft?
Ist es angesichts der Zielgruppe erforderlich, dass die Texte auf der Plattform in mehreren Sprachen verfasst werden?
4. WIE – Wie werden die unter Punkt 1 formulierten Ziele erreicht?
4.1. Allgemeine und technische Kriterien:
Soll ein eigenes Hosting (On-Premise[1]) oder ein Fremdhosting (SaaS[2]) mit Zugriff auf eine webbasierte Lernplattform ermöglicht werden?
Gibt es eine Basisversion der Plattform und kann diese mit Blick auf zukünftige Anforderungen erweitert werden?
Passt sich die Darstellung der Lernplattform automatisch an alle Endgeräte an? (Responsive Design)
Können sämtlich Nutzer-Ebenen (Front- und Backend) intuitiv bedient werden?
Ist eine Anpassung an das eigene Corporate Design erwünscht und möglich?
Welche Anforderungen bestehen bezüglich Back-ups, Updates, Support bzw. Ansprechpartner*innen?
Muss die Plattform mandantenfähig sein?
4.2. Inhalte und deren Verwaltung:
Ist der Modus der Eingabe und Formatierung von Inhalten, Informationen und Beiträgen intuitiv?
Welche Medien (Bilder, Grafiken, Videos, Podcasts etc.) sollen in die Beiträge inkludiert werden können?
Sollen Inhaltsvorlagen mit verschiedenen Platzhaltern und Layout-Strukturen angeboten werden?
Sollen eigene Vorlagen kreiert bzw. vorhandene angepasst werden können?
Sollen Lernpfade erstellt und diese ggf. grafisch gestaltet werden können?
Welche Lernpfadstrukturen (lineare Pfade, Verzweigungen, Untergliederungen, Direktauswahl etc.) werden benötigt? Müssen Pflichtabläufe festgelegt werden?
Welche digitalen Lernformate (webbasierte Trainings, Lernvideos, Podcasts, digitale Trainings, Abfrage- und Testroutinen etc.) soll die Plattform unterstützen?
Soll die Plattform die Produktion eigener digitaler Lernformate ermöglichen (Autorenfunktionen)?
Wie viele Nutzer*innen sollen als Autoren/Autorinnen auftreten können?
Welche Arten von digitalen Lernformaten (siehe oben) sollen gestaltet werden können?
Sollen einzelne Lerneinheiten unterschiedlichen Lernpfaden zugeordnet werden können?
Werden Lerneinheiten und digitale Lernformate zentral verwaltet?
Sollen Lerninhalte nur im Rahmen der Kursstrukturen oder auch frei angeboten werden (z. B. auch für Gastzugänge)?
Sollen bereits bestehende digitale Lerninhalte integriert werden können?
Ist die Einbettung externer Lerninhalte erwünscht?
Soll die Lernplattform den Nutzer*innen Vorschläge für neue Lerninhalte machen?
Welche Übungs-, Test- und Prüfungsroutinen werden benötigt?
Ist eine Auswertung der absolvierten Lerneinheiten gewünscht? Und wenn ja: Wie detailliert soll das Reporting und wie soll es gestaltet sein?
Sollen Zertifikate bzw. Bescheinigungen für Kurs-/Seminarabschlüsse ausgestellt werden?
Soll es möglich sein, Daten auf die Plattform hoch- bzw. sie von dort runterzuladen? Und wenn ja: Welche Formate sollen zulässig sein?
4.3. Kurs-/Seminarverwaltung:
Was sind die wichtigsten Anforderungen an die Kurs-/Seminarverwaltung?
Wie sollen die unterschiedlichen Seminarformate (Präsenz, Blended Learning, Selbstlernangebote, Online-Lehre/-Lernen etc.) auf der Plattform erfasst, verwaltet und dargestellt werden?
Welche Strukturen und Themenbereiche sind hinsichtlich der (Unter-)Gliederungen zu berücksichtigen?
Welche Vermittlungsformate werden angeboten (Einzelseminare/-kurse, Seminar-/Kursreihen, Ausbildungsreihen mit verschiedenen Fachthemen, modulare Kursangebote für Lernende mit Einzelwahl- und Mischmöglichkeiten etc.)?
Können bisherige Seminarstrukturen übernommen werden, sind diese mit eventuell bestehenden neuen Anforderungen kompatibel?
Sind die Begrifflichkeiten und Kursstrukturen der Lernplattform mit der bisher verwendeten Terminologie identisch bzw. sind sie übertragbar/können sie angepasst werden?
Sollen Kurse/Seminare von Lernenden über die Plattform buchbar sein? Welche Daten sind für eine Buchung relevant und wie werden sie verarbeitet?
Soll es möglich sein, auf einzelne Lerneinheiten direkt zuzugreifen, ohne dass einer Kursstruktur gefolgt wird?
Welche Filter- und Suchfunktionen sind für eine effiziente Verwaltung erforderlich?
4.4. Wissensverwaltung:
Wie kann der Zugriff auf Lehr- und Lerninhalte bzw. -medien sowie auf Wissensbausteine effizient gestaltet werden? (Das betrifft unter anderem die Bibliotheksverwaltung.)
Wie können Redundanzen vermieden werden?
Sollen auf der Plattform Streaming-Angebote gemacht werden (Podcasts, Videos) oder genügt es diesbezüglich, auf andere Plattformen zu verlinken bzw. die Medieninhalte einzubetten?
4.5. Nutzerverwaltung:
Bei SaaS-Fremdhosting: Sollen nur die aktiven Nutzer*innen pro Zeiteinheit oder alle registrierten Nutzer*innen abgerechnet werden?
Ist es wichtig, dass Nutzer*innen von einem externen Verwaltungssystem unkompliziert in die Lernplattform integriert werden können? Und welche Anforderung müssen dabei erfüllt werden (Importformate, Filterfunktionen, direkte Zuordnungen zu Kursen, Prüfung, ob Nutzer*innen schon vorhanden sind etc.)?
Welche Nutzer-Informationen müssen erhoben werden und auf welche kann verzichtet werden?
Welche Filterfunktionen sind für die effiziente Nutzerverwaltung erforderlich?
Sollen Nutzer*innen auch Gruppen (z. B. für bestimmte Kurse oder Strukturen) zugeordnet werden können?
Sollen Nutzerlisten und Gruppen auch exportiert werden können? Und wenn ja: in welchem Format?
Ist eine unkomplizierte Rollenzuweisung möglich und müssen für unterschiedliche Kurs- und/oder Strukturbereiche unterschiedliche Rollen definiert werden?
Ist es erforderlich, dass auch Gruppen Rollen und Rechte zugewiesen werden?
Soll auf frei verfügbare Lernangebote und Informationen zugegriffen werden können (z. B. mit einem Gastzugang)?
Welche Registrierungsvarianten (Selbstregistrierung, manuelle Registrierung, Single Sign-On (SSO)[3] etc.) sollen angeboten werden?
Welche (Sicherheits-)Authentifizierungen beim Log-in sind erforderlich?
Welche Funktionen zur Benachrichtigung von Nutzer*innen sind notwendig und sind Automatisierungen gewünscht?
Gibt es Vorlagen für Benachrichtigungen und sollen diese bearbeitet und individuell angepasst werden können?
Sollen Nutzer*innen eigene Profilseiten mit Inhalten erstellen und verwalten können, die sie für andere zugänglich machen?
4.6. Kommunikation:
Welche Möglichkeiten des Austausches soll es geben (Fragenbereich, Beratungen, Lernbegleitung, Kommentierungen, Blog etc.)?
Soll ein Austausch zwischen Lernenden und Lehrenden innerhalb der Kurse und Kursstrukturen möglich sein?
Und wenn ja: Soll dieser Austausch nur die Kursinhalte oder auch allgemeine Themen betreffen?
Soll die Lernplattform mit Social-Learning-Funktionen ausgestattet sein?
Soll es möglich sein, dass Lernende untereinander Lernmaterialien austauschen?
Werden digitale Arbeits- und Meetingräume benötigt und soll das Social Networking mit Tools für Kooperation, Brainstorming etc. über die Plattform möglich sein?
4.7. Schnittstellen:
Welche Importfunktionen sind gewünscht und welche Dateiformate sollen integrierbar sein?
Welche Exportfunktionen sind erforderlich?
Welche Softwaresysteme des Unternehmens bzw. der Organisation sollen über Schnittstellenanpassungen funktional mit der Lernplattform verknüpft werden?
Welche Austauschformate (LTI, SCORM, HTML5, H5P, xApi, cmi5 etc.) sind für den Import und Export digitaler Lehrmodule über Schnittstellen erforderlich?
Welche Dokument- und Datenformate sollen importiert und exportiert werden (PDF, Office-Dateien, csv, Bild-, Video- und Audioformate etc.)?
Bedarf es auch einer Schnittstelle zu anderen Lernplattformen (z. B. zu On-Demand-Lernplattformen wie Udemy, Haufe, LinkedIn etc. oder zu anderen LMS)?
Welche externen kollaborativen Tools sollen eingebunden werden (Online-Meeting-Tools, digitale Boards, Cloudzugriffe etc.)?
5. WANN – Zeitrahmen für die Plattform und die Angebote
Wann soll die Lernplattform spätestens zur Verfügung stehen?
Welcher Zeitrahmen ist für die Implementierung der Lernplattform angedacht?
Sind Pilotphasen vorgesehen? Und wenn ja: Welcher zeitliche und inhaltliche Rahmen ist dafür sinnvoll?
Welche Funktionen und Einstellungen für Kurse/Seminare werden benötigt, um detaillierte Zeitpläne zur Steuerung von Präsenzveranstaltungen, Curricula und Online-Kursen umsetzen zu können?
Gibt es Test- und Freischaltungsszenarien für Kursangebote und digitale Lerneinheiten und sind auch Verlängerungsangebote vorgesehen?
In welchen Zeitintervallen bzw. im Rahmen welcher Aktionen sollen Nutzer*innen über neue Angebote, Änderungen oder das Reporting informiert werden?
In welchen Intervallen sind Back-ups erforderlich?
Dieser Fragenkatalog umfasst die gesamte Bandbreite der möglichen Anforderungen an eine Lernplattform. Nicht alle hier aufgeführten Fragen sind daher für jedes Einsatzszenario einer Lernplattform auch relevant. Wichtig ist vor allem, zunächst herauszufinden, welche Funktionen in Ihrem speziellen Fall benötigt werden, welches Leistungsspektrum also abgedeckt werden soll. Dafür bietet es sich an, die Kriterien nach folgenden Gesichtspunkten zu bündeln und eine Prioritätenliste anzulegen:
Arbeiten Sie zunächst heraus, welche unbedingt notwendigen Funktionen die Plattform bieten muss.
Benennen Sie die Funktionen, die darüber hinaus nützlich wären und/oder zu einem späteren Zeitpunkt in Betracht gezogen werden können.
Listen Sie zuletzt Funktionen und Einstellungen auf, die nicht erforderlich sind, sowie Eigenschaften, welche die Plattform auf keinen Fall aufweisen soll.
Nachdem diese Fragen geklärt und die Kriterien priorisiert wurden, können Sie in die gezielte Recherche gehen. Konzentrieren Sie sich bei der Suche auf jene Systeme, die Ihre Muss-Kriterien erfüllen, und versuchen Sie nicht eines zu finden, das sämtlichen Anforderungen möglichst lückenlos entspricht (denn ein solches gibt es vermutlich nicht). Klären Sie dabei auch die Frage, auf welche bestehenden Ressourcen und Systeme bei Ihnen zurückgegriffen werden kann und ob diese möglicherweise ausbaufähig sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit der Plattform im Sinne zukünftiger Erweiterungen und externer Schnittstellenanpassungen.
[1] On-Premise: „In eigenen Räumlichkeiten“ – Modell für die lokale Nutzung und Administration von Software auf eigenen Servern.
[2] SaaS basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur von einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden.
[3] SSO-Nutzer*innen können nach einer einmaligen Authentifizierung von einem Arbeitsplatz aus auf alle für sie freigegebenen Rechner und Dienste zugreifen, ohne sich jedes Mal aufs Neue anmelden zu müssen.
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