Das Rezept für ein Café Digital
Die virtuellen Treffen des Café Digital haben immer drei Ziele: Vernetzung, Austausch und Inspiration. Ein Format, dass uns dabei hilft, diese Ziele zu erreichen und unseren Mitgliedern ein offenes, aber wirkungsvolles Treffen zu bieten, stellen wir hier vor. Es darf gerne nachgekocht und nach Belieben gewürzt werden.
Eine Dauer von bis zu 90 Minuten hat sich für virtuelle Treffen als sinnvoll erwiesen, da in dieser Zeit eine Balance zwischen einer tiefgreifenden Diskussion und der Aufmerksamkeit der Teilnehmenden gefunden werden kann. Gerne kürzer, aber nicht länger!
Zusätzlich zu dem dargestellten Ablauf können diverse Rollen unter den Teilnehmenden vergeben werden. Das macht Treffen lebendiger, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und überträgt das Gefühl der Verantwortung für das Café Digital auf die Mitglieder des Netzwerks.
  • Moderation Sie führt durch den Ablauf und kümmert sich darum, dass alle Fragen beantwortet werden und, dass Anmerkungen Gehör finden.
  • Dokumentation Eine Verstetigung der Inhalte aus diesen Treffen verstärkt den Wissenstransfer für das Netzwerk. Eine Dokumentation muss nicht zwingend immer ein Protokoll bedeuten. Es können kreative Ansätze gewählt werden, z. B. eine Skizze oder auch ein Interview mit einem Teilnehmenden.
  • Hüter*in der Zeit & IT-Support Gerade bei digitalen Treffen verrinnt die Zeit oft schnell. Eine zusätzliche Person zur Moderation behält den Überblick über die Zeit, stellt Ablauftimer ein und erinnert an diese. Diese Person kümmert sich zusätzlich auch um die Technik: Haben alle den richtigen Link? Sind die Bildschirm-Freigaben verteilt und die Breakout-Räume richtig eingestellt?
  • Check-in — 10 min Zu Beginn beantworten alle Teilnehmenden kurz zwei Fragen: „Wie geht es euch gerade?“ sollte eine davon sein, die Zweite darf auch gerne schon thematisch überleiten.
    Der Check-in bewirkt, dass die Teilnehmenden fokussiert und gedanklich präsent in die Veranstaltung starten. Die Interaktion zu Beginn baut Hürden ab, sich später einzubringen. Das Teilen von etwas Persönlichem stärkt das gegenseitige Vertrauen.
  • Präsentation — 15 min Das können Impulse von Expert*innen sein, Beiträge der Mitglieder des Netzwerkes über etwas, das sie interessant finden oder ein Projekt, und was daran gut bzw. schlecht funktioniert hat.
  • Austausch & Interaktion in kleineren Gruppen — 25 min 1-2-4 (All). Ein einfaches aber wirkungsvolles Format aus dem Liberating Structures-Baukasten. Am Anfang steht eine Frage, die dann in unterschiedlichen Gruppenkonstellationen diskutiert wird. Diese kann sich auf Ideen, Hürden oder Alltagsanwendung auf das zuvor vorgestellte Thema beziehen.
    Liberating Structures sind einfache Formate für partizipatorische Zusammenarbeit. Sie sind ausführlich aufbereitet, weshalb sie sich besonders gut zum Nachmachen anbieten.
  • Teilen in der Gruppe — 15 min Um möglichst viele Teilnehmende mit den Erkenntnissen aus den Kleingruppen vertraut zu machen, werden die Eindrücke nun als Höhepunkte in der gesamten Gruppe geteilt.
  • Check-out mit Reflexion — 10 min Am Ende der Veranstaltung steht ein kurzer Check-out, um einen gemeinsamen Abschluss zu finden und eine Reflexion anzuregen. Folgende zwei Fragen haben sich bewährt: „Was hat mir gefallen?“ und “Was nehme ich mit?”.
  • Feedback einholen und Dokumentation senden Um die Treffen kontinuierlich weiterzuentwickeln und die Arbeitsweisen der digitalen Transformation mit den Teilnehmenden vertraut zu machen, werden im Anschluss Rückmeldungen zur Veranstaltung eingeholt:
    • Einfache Umfrage mit drei Tops & drei Flops
    • Feedback Board: eine einfache Vorlage mit den Fragen „Was hat gut funktioniert? Was hat nicht gut funktioniert? Offene Fragen? Neue Ideen?“
      Feedback Boards können z.B. als virtuelles White-Board Links verschickt werden. Mehr darüber findet man hier:
    • Schnelle Retrospektiven
      Retrospektiven kommen aus dem agilen Projektmanagement und helfen die Teampraktiken zu reflektieren. „Start, Stop, Continue“ ist eine beliebte Form.
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